Das Jahresende nähert sich in großen Schritten und oft ist es der krönende Abschluss für das vergangene Jahr: die Weihnachtsfeier. Egal, ob Sie im privaten Kreis feiern oder eine firmeninterne Weihnachtsfeier planen, ein paar Tipps sollten unbedingt beachtet werden, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren.

Früh genug planen: Das Wann und Wo

Ob privat oder für Ihr Unternehmen, gerade für die Weihnachtsfeier gilt: Planen Sie großzügig voraus! Je nach Größe Ihrer Feier sollten Sie sich früh genug Gedanken über Ort, Datum und Uhrzeit machen. Viele kümmern sich bereits im Sommer oder zum Herbstanfang um eine passende Location, wenn keine eigenen Räumlichkeiten genutzt werden können. Wenn die Feier extern stattfinden soll, kümmern Sie sich außerdem rechtzeitig um Ihre gewünschte Location. Vor allem bei großen Feiern sind diese oft schnell ausgebucht, deswegen kann sich eine frühe Entscheidung über Datum und Anzahl der Gäste lohnen.

Ein Tipp: Für viele Unternehmen bietet sich der Abend vor den Weihnachtsferien als perfektes Datum für die Weihnachtsfeier an. Der Büro- und Arbeitsstress ist abgehakt und das Fest ermöglicht einen ausgelassenen, runden Abschluss für das vergangene Jahr.

Achten Sie hier auch auf die Lage des Veranstaltungsortes und wie erreichbar dieser für Ihre Gäste ist. Bei einem Ort mit längerer Anfahrtszeit sollten Fahrgemeinschaften oder Übernachtungsmöglichkeiten eingeplant werden. Am einfachsten ist es aber, eine Location in zentraler Lage auszuwählen.

Die Einladungen

Eine frühzeitige Planung hilft Ihnen dabei, rechtzeitig eine Gästeliste zu erstellen. So wissen Sie genau, wie viele Leute eingeladen werden, was sich wiederum auf den Rest der Planung, beispielsweise Budget und Größe der Location, auswirkt. Außerdem können Sie so rechtzeitig alle Einladungen rausschicken und ihre Mitarbeiter über Ort und Datum informieren. Achten Sie hierbei auch darauf, alle Einladungen auf einmal zu verschicken, damit diese möglichst gleichzeitig bei Ihren Gästen ankommen. So vermeiden Sie Verwirrung und mögliche Konflikte. Nutzen Sie am besten Ihren internen Verteiler.

Entscheiden Sie auch im Vorhinein, ob Ihre Mitarbeiter jemanden mitbringen dürfen, z.B. Partner und/oder Familie, denn das wirkt sich entsprechend auf ihr kalkuliertes Budget aus.

Wichtig: Weisen Sie am besten in den Einladungen schon auf ein Zu- oder Absagedatum hin, wenn Sie eine genaue Gästeliste benötigen. So wissen Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt, wie viele Gäste genau kommen werden und können zum Beispiel Location und Catering finalisieren.

Das Budget

Einer der wichtigen Planungspunkte ist, wie viel Geld Sie für Ihre Feier in die Hand nehmen möchten. Wird es ein ungezwungenes Get-Together mit selbstgemachten Keksen und mitgebrachtem Punsch, oder doch eher ein großes Fest mit DJ und Buffet? All das sollte vorher festgelegt werden, denn so können Sie die Preise genau kalkulieren und ein Budget für Ihre Feier festlegen. Setzen Sie Ihr Budget keinesfalls zu niedrig an, damit im Notfall ein Puffer für unvorhergesehene Kosten vorhanden ist. Mit einer festgelegten Teilnehmerzahl lässt sich außerdem das Pro-Kopf Budget sehr einfach ermitteln.

Catering, Menü oder Selbstgemacht?

Was selbstverständlich bei keiner Feier fehlen darf, ist die Planung für das Essen. Damit auch für das leibliche Wohl bestens gesorgt ist, sollten Sie frühzeitig einen geeigneten Catering-Service beauftragen. Passende Anbieter in Ihrer Nähe finden Sie beispielsweise über Suchphrasen wie „Catering Düsseldorf“.  Wer lieber auf einen Dienstleister von Außen verzichtet und außerdem mehr Variation haben möchte, kann auch auf Teamwork setzen und jeden der Gäste eine Kleinigkeit selbst mitbringen lassen. Wenn die Location über eine hauseigene Küche verfügt, besprechen Sie vorher, welches Menü geplant werden soll.

Ein Tipp: Um ein passendes kulinarisches Angebot zu finden, mit dem möglichst all Ihre Gäste zufrieden sind, informieren Sie sich vorab über etwaige Wünsche, Vorlieben und Unverträglichkeiten. Hier können Sie zum Beispiel mit den Einladungen einen kleinen Fragebogen mitschicken.

Dekoration – extravagant oder schlicht?

Meistens unterscheidet neben dem Essen die Dekoration eine Weihnachtsfeier von einer gewöhnlichen Party. Sollten Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter ein Händchen dafür haben – perfekt! Denn dafür benötigen Sie nicht immer professionelle Hilfe, sondern können vieles sehr gut allein erledigen. Allein die Farben Rot, Gold, und Silber haben einen festlichen Charme und können in allen Variationen als Dekoelemente angewandt werden, z.B. bei Servietten, Tischsets oder Tischtüchern. Kerzen sorgen immer für eine schöne Atmosphäre, festliche Girlanden sind schnell befestigt und kleine Christbaumkugeln auf den Tischen lockern das Ganze zusätzlich auf. Auch ein kleiner Weihnachtsstern auf jedem Tisch sorgt für eine festliche Atmosphäre.

Ein Tipp: Einigen Sie sich auf eine, maximal zwei Farben, um Kitsch zu vermeiden. Arbeiten Sie lieber mit gedeckten Farben wie einem kräftigen Rot oder dunklem Grün als Basis und nehmen Sie Gold oder Silber als Hingucker für die Dekoration.