Der Hauptzweck von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) ist die Integration und Planung aller Ressourcen und Funktionen im Unternehmen. Die Integration besteht in der Verwendung einer gemeinsamen Datenbank innerhalb eines Systems, so dass das Unternehmen nur einen Datensatz verwendet.

Der Zugang zu aktuellen und korrekten Informationen ist eine der Herausforderungen für Unternehmen. Sie ist ein wichtiger Faktor im Entscheidungsprozess des Unternehmens. Es kommt häufig vor, dass Unternehmensinformationen in mehreren Datenbanken oder Programmen verteilt sind. Beispielsweise werden Daten über Lagerbestände in einer Datenbank gespeichert, während Informationen über Kunden in einer anderen gespeichert werden. In vielen Fällen sind Datenbanken “Stand-Alone-Systeme” (nicht integriert und unabhängig voneinander).

Bei autarken  und nicht verknüpften Systemen sind Informationen über Lagerung, Produktion, Vertrieb und Kunden in mehreren Datenbanken / Programmen zu finden. Da es nicht möglich ist, Informationen innerhalb eines Systems auszutauschen, ist es schwierig, sie zu verwenden.

In ERP-Systemen stoßen wir nicht auf solche Einschränkungen, da alle Informationen in einer gemeinsamen Datenbank gesammelt werden. Wenn der Lagerleiter beispielsweise über das Lagermodul Daten in das System eingibt, sind diese Daten in allen anderen Abteilungen des Unternehmens sichtbar. Dadurch kann der Verkäufer bei der Annahme einer Bestellung des Kunden alle für die Ausführung der Bestellung notwendigen Daten nutzen. Dies kann z.B. die Kundenkredithistorie, Bestands- und Lieferoptionen umfassen.

Folgende Faktoren sprechen für die Einführung von ERP-Systemen in Unternehmen

1. Der Markt fordert zunehmend neue Produkte, die in immer kürzeren Serien und kürzeren Lebenszyklen hergestellt werden.
2. Der zunehmende Wettbewerb zwingt das Unternehmen, die Flexibilität jedes der Subsysteme seines Betriebs zu erhöhen.
3. Der Informationsfluss zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden sollte so kurz und einfach wie möglich sein.

Der ERP-Anbieter abas Software AG (abas-erp.com), der kürzlich von Forterro gekauft wurde, bietet eine vollständige Software an, die an die Qualitätsrichtlinien der Unternehmer angepasst ist und die Anforderungen an ERP-Klassensysteme erfüllt. Das Programm deckt den gesamten Tätigkeitsbereich des Unternehmens ab, von der Planung und Beschaffung über die Produktion bis hin zum Vertrieb von Produkten. Gleichzeitig unterstützt sie das Management durch Personal- und Lohnmodule, Rechnungswesen und Finanzen, Berichterstattung und Warnung vor Ereignissen.

Die Hauptmerkmale des Pakets sind:

• Integration aller Tätigkeitsbereiche des Unternehmens
• Organisation und Management der Unternehmensprozesse
• Optimierung der Ressourcen
• Unterstützung des Entscheidungsprozesses
• Gewährleistung der Sicherheit von Informationen

Schneller Echtzeit-Workflow

Ein typisches Problem bei Systemen der älteren Generation für Unternehmen ist, dass die von ihnen eingegebenen Informationen nicht in Echtzeit verfügbar sind. Die Daten werden nur für jeden Zeitraum aktualisiert (z.B. einmal pro Stunde, ein Tag, eine Woche oder ein Monat). Dies geschieht in der Regel durch einen Batch-Job. In ERP-Systemen sind die Daten jedoch unmittelbar nach ihrer Einführung verfügbar. Das bedeutet aber auch, dass fehlerhafte Eingaben sofort sichtbar sind. Der Benutzer muss daher bei der Dateneingabe vorsichtig sein. Die wichtigste Voraussetzung ist, dass das ERP-System nur korrekte Daten enthält.

Geschäftsprozesse im ERP-System

ERP-Systeme ermöglichen es Unternehmen, Buch zu führen und verschiedene Tätigkeitsbereiche zu verwalten. So können sie beispielsweise Vertrieb, Service und Produktion unterstützen. Ein ERP-System ist oft so konfiguriert, dass es den Geschäftsprozessen im Unternehmen entspricht. In der Regel haben Unternehmen, die in einer bestimmten Branche tätig sind, ähnliche Geschäftsprozesse. Einige von ihnen implementieren jedoch ihre eigenen spezifischen Prozesse. Das abas ERP-System kann an die individuellen Anforderungen des Unternehmens angepasst und konfiguriert werden.

Sicherheit und Benutzerverwaltung

Obwohl der Zugriff auf Informationen im ERP-System einfach ist, ist eine korrekte Zugriffsberechtigung erforderlich. Der Umfang des Datenzugriffs hängt von der Rolle und Position der Person in dem Unternehmen ab. Beispielsweise hat ein Kundenauftragsspezialist die Berechtigung, Verkaufsangebote einzusehen und zu ändern. Er kann jedoch keine Verkaufsrechnungen bearbeiten.

Das abas ERP-System enthält viele definierte Rollen im System, wie z.B.: Hauptbuchhalter, Vertriebsleiter oder Lagerist. Rollen können frei geändert und neue erstellt werden. Die Zuordnung eines bestimmten Benutzers zu einer bestimmten Rolle führt zu einer Reihe von Bereichen in der Anwendung, auf die er Zugriff hat.

Quellen und weiterführende Informationen

https://www.forterro.com/actualites/forterro-announces-acquisition-german-erp-vendor-abas-software-ag