Die Wahl einer Buchhaltungssoftware ist eine wichtige Entscheidung, von der Sie jahrelang profitieren werden oder die Konsequenzen tragen werden. Im täglichen Leben des Finanzteams spielen die Buchhaltungsinstrumente eine entscheidende Rolle.

Die Analyse kann ein langer und komplizierter Prozess sein. Mit diesem Artikel wollen wir Ihnen helfen, methodisch vorzugehen damit Sie bestehende Lösungen effizient vergleichen können. 

Es gibt im Wesentlichen zwei Arten von Kriterien für den Vergleich von Buchhaltung Software für Unternehmen:

• Merkmale und Funktionen
• Preisgestaltung

Merkmale und Funktionen

Man könnte die verschiedenen Buchhaltungsprogramme auf dem Markt einfach nach der Art des Unternehmens, für das sie bestimmt sind, klassifizieren. Aber so einfach ist es nicht. Wir ziehen es vor, uns auf die Hauptmerkmale zu konzentrieren, durch die sich die bestehenden Lösungen auszeichnen. Nachfolgend sind einige der Faktoren aufgeführt, die Ihre Wahl beeinflussen können.

Integration

Das Buchhaltungsprogramm kann Teil eines ERP (Enterprise Resource Planning), d.h. eines Softwarepakets, sein. Solche Softwarepakete sind in der Regel multifunktional und können daher von mehreren Abteilungen desselben Unternehmens genutzt werden. Das hat natürlich viele Vorteile. So können beispielsweise Informationen problemlos zwischen den Abteilungen (Buchhaltung, Vertrieb usw.) weitergegeben werden.

Andererseits erfordert diese Integration eine starke Beteiligung der betroffenen Dienststellen. Außerdem dauert die Umsetzung in der Regel länger. All dies macht die Einführung der gewählten Buchhaltungssoftware sehr viel komplexer.

Eine andere Möglichkeit ist eine eigenständige Lösung. Die Buchhaltungslösung arbeitet dann unabhängig. Sie ist nicht in ein Paket integriert, das auch andere Bedürfnisse des Unternehmens abdeckt. In diesem Fall sollten Sie überlegen, inwieweit die Buchhaltungslösung z.B. mit dem CRM-Tool des Vertriebsteams verknüpft werden kann. Das ist wichtig, denn je mehr Ihre Softwareprogramme miteinander verknüpft sind, desto weniger Daten müssen Sie eingeben, desto einheitlicher sind Ihre Daten und desto einfacher ist es, sie auf dem neuesten Stand zu halten.

Benutzerfreundlichkeit

Die Eingabe von Buchhaltungsdaten kann sehr mühsam sein, wenn die Buchhaltungssoftware schlecht konzipiert ist. Kleine Details können einen großen Unterschied für die Effizienz ausmachen, z. B. die Verwendung von Tastenkombinationen und der Tabulatortaste oder die Art und Weise, wie das Dashboard organisiert ist.

Fordern Sie unbedingt eine Demoversion an, um dies zu beurteilen. Wir empfehlen auf jeden Fall, alle in Frage kommenden Programme zu testen, bevor Sie sich für eines entscheiden. Auf diese Weise können Sie sofort sehen, ob sie benutzerfreundlich sind.

Funktionale Abdeckung

Jede Lösung bietet unterschiedliche Funktionen, aber nicht alle sind für Sie gleichermaßen relevant. Daher ist es wichtig, Ihre Bedürfnisse gründlich zu analysieren. Nur dann wissen Sie, welche Funktionen Sie wirklich brauchen.

Achten Sie auch darauf, ob die Online-Lösungen mit anderen Tools kompatibel sind, z. B. mit einem Management-Tool oder einem Tool zur Erstellung von Dashboards. Wenn mehrere Lösungen zusammenarbeiten können, bieten sie in der Regel eine bessere funktionale Abdeckung für ihre Nutzer.

Preisgestaltung

Einerseits können die Preistabellen von einer Lösung zur anderen sehr unterschiedlich sein. Andererseits kann es zu versteckten Kosten kommen. Analysieren Sie die Preise anhand mehrerer Kriterien, um die Gesamtkosten so genau wie möglich zu berechnen.

Der Preis einer Buchhaltungssoftware wird häufig auf der Grundlage der Anzahl der Benutzer berechnet. Die Versuchung ist daher groß, die verschiedenen Optionen auf der Grundlage dieses Preises pro Nutzer miteinander zu vergleichen. Und dann scheint die Lösung mit dem niedrigsten Preis pro Nutzer schnell die interessanteste zu sein. Aber denken Sie daran: Der Preis ist vielleicht nur ein Teil der Gesamtkosten.

Eigenschaften

Die Anbieter unterteilen ihr Angebot oft in verschiedene Pakete, die jeweils ihren eigenen Preis haben. Zum Beispiel ein Starter-Abonnement mit den Funktionen A und B und ein Business-Abonnement mit den Funktionen A, B, C und D.

Theoretisch haben Sie so die Möglichkeit, die Lösung zunächst zu einem günstigen Preis auszuprobieren. Anschließend können Sie den Tarif wählen, der den Bedürfnissen Ihrer Organisation am besten entspricht. In der Realität ist die Wahrscheinlichkeit jedoch groß, dass Sie sich für ein teureres Paket entscheiden, als Sie ursprünglich geplant hatten. Oft entdeckt man die Funktion, die man wirklich braucht, erst bei der täglichen Arbeit.

Sie verstehen also, wie wichtig es ist, vorher eine Liste mit den wichtigsten Merkmalen zu erstellen. Wenn Sie eine gute Vorstellung von Ihrem mittel- und langfristigen Bedarf haben, ist die Chance, die richtige Art von Abonnement zu finden, viel größer.

Dauer der Vertragslaufzeit

Die Mindest- und Höchstlaufzeit des Vertrages kann je nach Verlag variieren. Einige bieten monatliche Abonnements an, während andere mit Verträgen von mindestens einem Jahr arbeiten. In jedem Fall bestimmen die Vertragsbedingungen nur zum Teil, wie stark Sie an die Software gebunden sind.

Bedenken Sie auch die technischen und betrieblichen Schwierigkeiten, die mit einer neuen Buchhaltungslösung verbunden sind. Mit anderen Worten: Überlegen Sie genau, bevor Sie sich auf einen bestimmten Softwarehersteller festlegen. Die Übertragung von Daten von einer Software in eine andere ist ein komplexer Prozess. Sie sind also vertraglich an Ihre Software gebunden, aber auch an alles, was mit dem Export und Import von Daten zu tun hat. Rechnen Sie für die Laufzeit des Vertrags mit mindestens einem Geschäftsjahr.

Fazit

Um die richtige Buchhaltungssoftware zu wählen, müssen Sie genau wissen, was Sie brauchen, und eine gründliche Vergleichsanalyse durchführen. Eine erfolgreiche Integration ist ebenfalls sehr wichtig. Auf diese Weise wählen Sie die qualitativ besten Spieler aus. Umgeben Sie sich sowohl intern als auch extern mit den richtigen Leuten und zögern Sie nicht, Ihr Netzwerk einzubeziehen. Auf diese Weise erhalten Sie zweifelsohne ein wertvolles Feedback.