Die elektronische Unterschrift ist ein Werkzeug, das die Identifizierung der Identität auf digitaler Weise ermöglicht, sodass Dokumente elektronisch versendet werden können. Es ist so sicher, dass es sowohl von den Finanzämtern als auch von den Krankenkassen genutzt wird. Lesen Sie hier, wie Sie die elektronische Unterschrift korrekt verwenden!

Elektronische Unterschrift – rechtliche Bedingungen

Die Daten in elektronischer Form, die zusammen mit anderen Daten, mit denen sie kombiniert wurden, ein Ganzes bilden, das die eindeutige Identifizierung der Person ermöglicht, die sie eingereicht hat. Das klingt kompliziert, macht aber vieles sehr einfach. Das haben auch Unternehmer erkannt. Heute gibt es neben dem bekannten Anbieter DocuSign zahlreiche Alternativen, die mit günstigen Preisen und hohen Sicherheitsstandards überzeugen.

Eine sichere elektronische Unterschrift ist eine Signatur, die:

• nur einer Person zugeordnet ist
• auf der Grundlage sicherer Plattformen erstellt ist, für die nur die unterzeichnende Person verantwortlich ist
• mit Daten verknüpft ist, deren Änderung erkannt wird

Die unterschiedlichen Sicherheitsstufen

Es gibt zwei Arten von Unterschriften:

1. sichere elektronische Signatur
2. einfache elektronische Signatur

Die einfache elektronische Signatur hat kein qualifiziertes Zertifikat und wird hauptsächlich für den Austausch von E-Mails verwendet. Es ist nicht sicher genug, um für die Übermittlung von Dokumenten mit höherem Gewicht wie Gerichtsschreiben oder Steuererklärungen (über Elster) verwendet zu werden.

Eine sichere elektronische Signatur wird jedoch durch ein qualifiziertes Zertifikat bestätigt. Es ist viel sicherer – Büros verwenden es, wenn sie Dokumente versenden.

Rechtsverbindlichkeit

Dokumente, einschließlich Erklärungen und Rechnungen, die mit einer sicheren elektronischen Signatur versehen sind, haben die gleiche Gültigkeit wie handschriftlich unterzeichnete Dokumente.

Wo wird die elektronische Signatur verwendet?

Die elektronische Signatur wird insbesondere verwendet für:

• elektronische Steuererklärungen
• Unterzeichnung von Verträgen
• das Signieren elektronischer Rechnungen
• Einreichung von Dokumenten bei Ämtern

Vorteile der E-Signatur in der Praxis

Nach der Vertragsunterzeichnung und dem Erhalt des Zertifikats sollte die sichere elektronische Signatur persönlich abgeholt werden, um die Richtigkeit der Daten zu bestätigen. Der Käufer erhält zusätzlich Werkzeuge zum Signieren, z.B:

• Chipkarte mit einem Lesegerät oder Token,
• Software, die es der Karte ermöglicht, über ein Lesegerät oder einen Token eine Verbindung mit einem Computer herzustellen.

Die Signatur wird verwendet, indem dem Computer der Auftrag erteilt wird, eine elektronische Unterschrift zu setzen. In der Praxis führt dies zur Berechnung der Abkürzung des signierten Dokuments, die für einen bestimmten Dokumententyp streng definiert ist. Der nächste Schritt ist die Verwendung der empfangenen Software, die das Dokument mit einem privaten Signaturschlüssel verschlüsselt, und dann wird das Dokument mit einer sicheren elektronischen Signatur an den Adressaten gesendet.

Ist eine digitale Unterschrift notwendig?

Das Einreichen elektronischer Formulare bei Ämtern wird unter Unternehmern immer beliebter. Sie bietet die Möglichkeit, Zeit zu sparen. Bei der elektronischen Abgabe der Jahressteuererklärung ist eine elektronische Signatur nicht erforderlich. Die Sicherheit in einer solchen Situation besteht darin, das in der Steuererklärung für das Vorjahr ausgewiesene Einkommen bereitzustellen.

Die Kosten, die mit dem Kauf einer sicheren elektronischen Signatur verbunden sind, können für Kleinunternehmer relativ hoch sein, deshalb sollte man vor der Kaufentscheidung überlegen, ob wir sie wirklich brauchen.