Einen Fuhrpark zu verwalten ist mit viel Detailarbeit und Zeitaufwand verbunden. Fuhrparkmanager müssen effizient arbeiten, um den hohen Anforderungen im Job gerecht zu werden. Wirtschaftliches Flottenmanagement bedeutet, Organisation und Verwaltung im Griff zu haben. Was sonst noch dazugehört und wie Flottenmanagement noch wirtschaftlicher werden kann, ist Thema dieses Beitrags.

Was ist Flottenmanagement?

Beim Flottenmanagement geht es darum einen Fuhrpark zu verwalten. Die Größe der Firma und die Zahl der Fahrzeuge beeinflusst die Komplexität der Aufgabe. Ein Verantwortlicher im Flottenmanagement hat dabei die Aufgabe, einen Fuhrpark kostengünstig und effizient zu führen. Dafür sollten Organisation und Verwaltung weitgehend nach automatischen Prozessabläufen erfolgen, damit er seine Hauptaufgabe bewältigen kann. Nur so lässt sich Produktivität in der Logistik optimieren.

GPS zur Unterstützung

Modernes Flottenmanagement lässt sich etwa mithilfe von GPS optimal gestalten, sei es bei einer europaweit agierenden Spedition, einer regionalen Taxizentrale oder einem lokalen Pannendienst. GPS-Sender sind an den Fahrzeugen installiert und informieren über den aktuellen Standort. Der Manager weiß, wo sich die Fahrzeuge befinden und kann sie entsprechend verfolgen und einplanen. Auf diese Weise wird es einfacher, einzelne Fahrzeuge und deren Routen aufeinander abzustimmen.

Umfassende Aufgaben, die viel Zeit kosten

In kleinen Betrieben erledigt meist die Bürokraft das Flottenmanagement. Doch bei größeren Flotten braucht es einen speziell geschulten Manager, der diese Aufgaben erfüllt:

• Verwaltung des Fuhrparks
• Planung von Touren und Routen
• Reparaturmanagement
• Zeitplanung der Einsatzkräfte
• Auswertung von Daten und deren Archivierung
• Disponenten- und Auftragsmanagement

Ein Fuhrparkmanager hat den Überblick über alle Fahrzeuge, über deren Kraftstoffverbrauch, Wartungstermine, Reparaturen, Laufzeiten, Kilometerstände und anderes mehr. Die Verwaltung des Fuhrparks wird mit zunehmender Größe immer komplexer. Wer jetzt noch mit alten Tabellenkalkulationen oder unflexibler Software arbeitet, verbraucht viel zu viel Zeit. Ineffizientes Flottenmanagement kostet enorm viel Geld. Deshalb ist es ratsam zur Unterstützung bei den täglichen Aufgaben geeignete Software einzusetzen oder sogar das Flottenmanagement an Profis auszulagern.

Eine der wichtigsten Aufgaben: Einsparpotenziale finden

Fuhrparkleiter haben die Aufgabe die Flotte wirtschaftlich zu betreiben. Sie müssen einen Überblick über das Budget haben und die Kosten im gesetzten Rahmen halten. Um die Fuhrparkkosten zu optimieren, müssen neben den Kosten für Reparaturen, Wartung, Reifen und Pannenhilfe, Kraftstoffverbrauch, Versicherung sowie Steuern und Gebühren außerdem buchhalterische Abschreibungen berücksichtigt werden. Im Gegenzug ist es hilfreich, öffentliche Förderprogramme im Blick zu behalten, die eine Kostenentlastung versprechen.

Außerdem gilt: Jeder Fuhrpark ist individuell und die Kostentreiber sind von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich ausgeprägt. Wer weiß, wie hoch die Anteile der einzelnen Kfz-Betriebskostenpositionen in der Firmenflotte sind, kann aktiv einwirken, um Kosten zu senken. Die Zusammensetzung und Gewichtung der Kostenpositionen ist unterschiedlich. Entsprechend unterschiedlich sind die Hebel, um die Kosten zu senken. Manager, die im Detail informiert sind und die erforderlichen Daten bei Bedarf nutzen, haben alle Optionen, den Fuhrparkeffizienz optimal zu gestalten.

Flottenmanagement erfordert vielfältige Kenntnisse

Flottenmanagement bedeutet nicht nur die Verwaltung und Organisation von Prozessen, es geht um strategische Entscheidungen mit weitreichenden Konsequenzen.

Das Flottenmanagement ist Bestandteil des gesamten Mobilitätsmanagements einer Firma. Natürlich konzentrieren sich Flottenverantwortliche auf die Prozesse, doch sie müssen auch weitere Aspekte bedenken. Zum einen sind feste Budgets vorgegeben, zum anderen sind Umweltschutzbelange von Bedeutung. Auch das Image der Firma und die Einbindung und Ansprache der Mitarbeiter spielen eine Rolle.

Das eigene Netzwerk ist entscheidend

Verantwortliche im Flottenmanagement kommunizieren täglich mit vielen verschiedenen Anspruchsgruppen. Sie reden mit Autohändler oder Leasinggesellschaften bei der Beschaffung neuer Fahrzeuge und beim Verkauf bzw. Rückgabe von gebrauchten Fahrzeugen. Sie stehen im Kontakt zur Geschäftsleitung, sprechen mit Fahrern, Lieferanten und Versicherungen. Ob Pannenhilfe, Reifenbeschaffung oder Unfallberichte: Beim Flottenmanagement laufen zahlreiche Aufgaben zusammen, die weit über die Koordination von Fahrzeugen hinausgehen.

Damit die vielfältigen Aufgaben des Flottenmanagements effizient erledigt werden können, braucht es gute Kontakte und ein funktionierendes Netzwerk. Nur so wird es möglich, die Herausforderungen im Fuhrparkmanagement zu bewältigen.

Die typische Herausforderung im Fuhrparkmanagement

Es gibt einige neuralgische Punkte, die beim Fuhrparkmanagement stets eine Rolle spielen. Sie tauchen praktisch jeden Tag im Umgang mit den Mitarbeitern, den Fahrzeugen und deren Verwaltung und Steuerung auf. Diese fünf Herausforderungen sind typisch:

1. Der Überblick fehlt
   Einer der häufigsten Herausforderungen ist der fehlende Überblick. Wo befindet sich der Fahrer bzw. Servicemitarbeiter und welche Ziele stehen auf seinem Plan?
2. Jemand nutzt unbefugt ein Fahrzeug
   Stehen die Fahrzeuge außerhalb der Geschäftszeiten auf dem Hof bzw. an der geplanten Stelle? Sofern jemand unerlaubt außerhalb der Geschäftszeiten mit einem Fahrzeug unterwegs ist, muss die unbefugte Nutzung feststellbar sein, um Abhilfe schaffen zu können.
3. Geringe Servicequalität

Kunden rufen an und wollen wissen, wann ein Fahrer endlich eintrifft. Damit diese Auskünfte bereitstehen, müssen die entsprechenden Daten verfügbar sein. Just-in-time Überwachungen sind dafür ideal geeignet.

1. Treibstoffkosten sind zu hoch
   Zu hohe Treibstoffkosten ergeben sich oft daraus, dass Mitarbeiter zu lange Wege fahren. Es stellt sich die Frage, wie sich Routen optimieren und Fahrzeugauslastungen verbessern lassen.
2. Fehlende Informationen führen zu zeitintensive nacharbeiten
   Mitarbeiter reichen Unterlagen nicht vollständig ein oder es fehlen Informationen. Wie lässt sich eine Abrechnung so gestalten, dass sie schnell und reibungslos funktioniert?

Digitalisierung verhilft zu mehr Effizienz beim Flottenmanagement

Der Einsatz von Excel-Tabellen, Stift und Papier ist unter solchen Voraussetzungen nicht die geeignete Methode, um die typischen Probleme in den Griff zu bekommen. Wer hingegen mit einer geeigneten Flottenmanagement-Software arbeitet, kennt die genauen Daten und kann fundierte Entscheidungen auf Basis sachlicher Fakten treffen. Die Verwaltung von Fahrzeugen wird einfacher, weil die notwendigen Informationen just-in-time zur Verfügung stehen. Durch vordefinierte Prozesse lassen sich viele kleine Arbeitsschritte automatisieren. Das spart viel Zeit und Geld. Doch auch große Entscheidungen lassen sich auf einer vollständigen Datenbasis gut informiert treffen. So können Fuhrparkmanager etwa überprüfen, unter welchen Voraussetzungen sich die Anschaffung von Elektrofahrzeugen anbietet und wann Fahrzeuge mit herkömmlichen Antriebsarten die bessere Wahl sind.

Unter dem Strich lässt sich mit einer geeigneten Flottenmanagement-Software wesentlich wirtschaftlicher arbeiten. Die Rentabilität des Fuhrparks wird besser, weil die einzelnen Fahrzeuge überwacht und profitabel eingesetzt werden können. Optimale Kredit- oder Leasingraten, geringe Versicherungskosten und niedriger Wartungsbedarf tragen zur Rentabilität bei.