Zugegeben: Das Thema Buchhaltung kann schon ziemlich verstaubt wirken und Buchhalter sind langweilig – so zumindest die landläufige Meinung. Aber die Vielzahl an Einsatzgebieten, die verschiedenen Positionen in Unternehmen und die verdammt guten Karrierechancen zeigen: Das sind alte Vorurteile! Wer heutzutage als Anlagenbuchhalter oder Bilanzbuchhalter arbeitet bzw. Aufgaben im Controlling hat, der steht in der Hierarchie im Unternehmen eher oben oder ist zumindest auf dem Weg dahin.

Woran liegt das? Auch Entscheidungen in kleinen und mittleren Unternehmen sind immer stärker daten- zahlengetrieben und weniger vom Bauchgefühl geleitet.

Dazu ist jedoch eines elementar: An das Arbeiten ohne eine professionelle Software ist in Zeiten der Digitalisierung nicht mehr zu denken. Nur so kann man die Daten, Fakten, Zahlen messen, interpretieren und die richtigen Entscheidungen treffen.

Warum sollten auch kleine Unternehmen eine Buchhaltungssoftware einsetzen?

Egal ob Startup, kleiner Bäckerbetrieb oder mittleres Unternehmen – unabhängig der Größe muss sich jeder Firmeninhaber früher oder später mit dem Thema Buchhaltung auseinandersetzen. Unternehmer, die ihre buchhalterischen Kenntnisse als unzureichend einstufen, geben den „Papierkram“ meist an einen Steuerberater ab, sodass hier monatlich Kosten für die Steuerberatung anfallen.

Konkret heißt das, je nach Stundensatz des Steuerberaters, dass Sie bei 50 Buchungen pro Jahr mit 600 EUR bis 2.400 EUR pro Jahr rechnen müssen. Der einfache Jahresabschluss (EÜR mit Umsatzsteuererklärung auf Basis fertig gebuchter Belege) schlägt mit 500 EUR bis zu 1.500 EUR zu buche.

Erledigen Sie Ihre Buchführung hingegen mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware, können Sie diese Kosten je nach Umfang zum Teil oder gar ganz einsparen. Wir empfehlen keines Wegs den Verzicht auf einen Steuerberater, aber es gibt eine Pflicht und eine Kür: Die Pflicht, z. B. das Sortieren von Belegen nach bestimmten Vorgaben, die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Gewinn- und Verlustrechnung oder der Jahresabschluss am Jahresende, machen Sie besser selber mit einer professionellen Buchhaltungssoftware.

Die Kür ist die strategische Vorgehensweise, um möglichst wenig Steuern zu zahlen – natürlich ausschließlich auf legalem Weg, indem Sie die vielfältigen steuerlichen Gestaltungsmöglichkeiten und Optionen sinnvoll nutzen, die meist nur Steuerberater im Detail kennen.

Welche Alternativlösungen gibt es?

Neben dem Steuerberater setzen immer noch einige Unternehmen auf Insellösungen mit Word, Excel oder anderen Tabellenkalkulationen – hier werden Sie schnell den Überblick verlieren und schnell an Grenzen stoßen.

Seit Inkrafttreten der geänderten GoBD-Vorgaben zum 01.01.2017 (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) reicht das analoge Buchführen nicht mehr aus. Diese Punkte muss eine GoBD-konforme Buchhaltung erfüllen:

• Nachvollziehbarkeit: Keine Buchung ohne Beleg
• Nachprüfbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens bekommen.
• Unveränderbarkeit: Einträge dürfen nicht nachträglich verändert werden. Korrekturen müssen ersichtlich sein
• Vollständigkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss dokumentiert werden.
• Richtigkeit: Auch wenn die Buchhaltung einem anderen anvertraut wird, so haftet der Steuerpflichtige für die Richtigkeit der Angaben
• Zeitnahe Buchungen: Bar-Transaktionen müssen am selben Tag erfasst werden, bargeldlose Transaktionen innerhalb von 10 Tagen
• Aufbewahrungspflicht: Elektronisch empfangene – und aufbewahrungspflichtige – Dokumente bzw. Daten (dazu zählen auch Handels- und Geschäftsbriefe) müssen in derselben Form aufbewahrt werden. Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren
• Ordentlichkeit: Buchungen müssen u.a. chronologisch, einzeln und unverzüglich lesbar gemacht werden können
• Sicherheit: Alle Daten müssen vor unbefugtem Zugriff und Verlust geschützt werden

Was kostet eine Buchhaltungssoftware?

Diese Frage kann nicht pauschal beantwortet werden, da es ganz auf die Unternehmensgröße und die Anforderungen des Unternehmens ankommt und es verschiedenste Abrechnungsmodelle der Softwarehersteller gibt.

Ohne eine konkrete Bedarfsanalyse vorab, bleiben dies jedoch nur grobe Orientierungswerte. Bei größeren Softwareprojekten werden häufig sog. Projektpreise vereinbart.

Hinweis: Beachten Sie bitte, dass je nach Vertriebsmodell der Softwarehersteller weitere Kosten für die Implementierung und den Software-Support durch einen autorisierten Fachhändler vor Ort entstehen können.

Was sollte die optimale Buchhaltungssoftware können?

Jede Buchhaltungssoftware bringt einen gewissen Umfang an Basisfunktionen mit, dennoch gibt es große Unterschiede beim Funktionsangebot der einzelnen Softwarehersteller. Wählen Sie eine Buchhaltungssoftware mit aktuellem und DATEV-kompatiblem Kontenrahmen, wie beispielsweise dem SKR 03 und SKR 04 die frei strukturierbar sind.

Weitere Anforderungen können Einfach- und Sammelbelege (Soll- und/oder Haben-Split) oder das Buchen mit vordefinierten Geschäftsvorfällen sein.

Schauen Sie sich die Auswertungsmöglichkeiten der Software genau an: Primanota, Journal, Kontenblatt, Summen & Salden, Umsatzsteuervoranmeldung, Sondervorauszahlung, zusammenfassende Meldung sollten zum Standard gehören.

Benutzerspezifische Menüanpassungen helfen Ihnen dabei im Alltag den Überblick zu behalten und erleichtern das einfache und schnelle Arbeiten.

Entscheidend für den erfolgreichen Einsatz Ihrer neuen Buchhaltungssoftware ist vor allem hervorragender Support, entweder direkt durch den Hersteller oder sogenannte IT-Systemhäuser. Hören Sie sich um und lassen Sie sich Referenzen nennen. Sprechen Sie diese Bestandskunden des Softwareherstellers auf die Qualität und Zufriedenheit mit dem Support bzw. Kundenservice an.

Welche Schnittstellen sollte die Software bereits im Standard mitbringen?

Eine gute Buchhaltungssoftware sollte Ihnen generell leicht handhabbare Import- und Exportassistenten zur Verfügung stellen, um mit herkömmlichen Formaten wie CSV, XML umgehen zu können. Des Weiteren können über OLE (Objekt-Verknüpfung und -Einbettung) weitere Formate/Datenbanken angebunden werden. Diese beiden Schnittstellen sind ebenfalls unverzichtbar:

• DATEV-Schnittstelle: Häufig wird die Buchhaltung über eine Buchhaltungssoftware eigenständig durchgeführt, den Jahresabschluss lässt man jedoch vom Steuerberater machen. Über die DATEV-Schnittstelle werden sämtliche Buchungen dem zuständigen Steuerberater direkt elektronisch zur Verfügung gestellt.
• ELSTER-Schnittstelle: Steuerpflichtige Arbeitgeber und Unternehmen sind seit 2005 dazu verpflichtet, Lohnsteueranmeldungen sowie Umsatzsteuervoranmeldungen und Lohnbescheinigungen elektronisch über die von der deutschen Steuerverwaltung zur Verfügung gestellte Schnittstelle ELSTER abzuwickeln.

Wie findet man die beste Lösung für die Buchhaltung?

Die Antwort auf diese Frage hängt selbstverständlich unmittelbar von Ihren Anforderungen und Bedarfen ab. Aber auch diese können sich mit der Zeit verändern. Achten Sie also darauf, dass die Software durch Updates des Herstellers stets aktualisiert wird. Zudem sollte Ihre neue Buchhaltungssoftware einfach erweiterbar sein. Das betrifft Zusatzmodule wie z. B. Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung, aber auch die Möglichkeit die Software in verschiedenen Ausprägungen zu erwerben.

Zu guter Letzt hilft Ihnen und dem Softwarehersteller ein Lastenheft, in welchem Sie Ihre Ziele, Anforderungen und Definitionen von Zuständigkeiten und Schnittstellen beschreiben.

Disclaimer: Beachten Sie bitte, dass der Artikel keine Rechtsbelehrung darstellt. Wenden Sie sich im Zweifel an Ihre zuständige Kammer oder einen Steuerberater.