Zu den grundlegenden Aufgaben jedes Arbeitgebers ist es, den Einsatz des Personals zu planen und die Arbeitszeiten zu dokumentieren. Dies kann auf traditionelle Weise geschehen, die sehr zeitintensiv ist, oder durch verfügbare moderne technische Lösungen stark vereinfacht werden. Die Cloud-basierte Personaleinsatzplanung und Arbeitszeiterfassung erweist sich als viel bessere und vor allem effizientere Lösung.

Die berühmte Redewendung “Zeit ist Geld” ist seit dem 18. Jahrhundert bekannt, als Benjamin Franklin ihn in seinem Rat an einen jungen Kaufmann (1748) formulierte. Heute verliert der Begriff auch nicht an Wert, und der obige Satz funktioniert in vielen Situationen im Zusammenhang mit dem Unternehmen und seiner Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt gut und führt direkt zu Gewinnen.

Betrachtet man das Thema Arbeitszeit, stellt sich die Frage, welche sind derzeit die besten modernen Methoden der Arbeitszeiterfassung, dank derer messbare Vorteile für das Unternehmen erzielt werden?

Möglichkeiten der elektronischen Arbeitszeiterfassung

RCP-Arbeitszeiterfassungssystem

Moderne Technologien, die bereits jedem zur Verfügung stehen, ermöglichen eine effektive und genaue Erfassung der Arbeitszeiten, d.h. die Zählung der Arbeitszeit der Mitarbeiter, einschließlich Ein- und Austrittszeiten, Pausen, Verzögerungen oder Überstunden. Der Hauptzweck des Einsatzes von RCP-Systemen in Unternehmen ist die gesetzlich vorgeschriebene Erfassung der Arbeitszeit.

RCP-Systeme werden von den Arbeitgebern geschätzt, weil sie effektiver und genauer sind als die traditionelle Anwesenheitsliste. Dank der RCP-Systeme kann der Arbeitgeber in hohem Maße zuverlässige Daten über die Zeit erhalten, die seine Mitarbeiter für die Geschäftstätigkeit aufwenden. Dies erhöht die Arbeitsdisziplin und die Datensicherheit.

Smarte cloudbasierte Zeiterfassung mit Smartphone oder Tablet

Bei der Zeiterfassung am Smartphone oder Tablet gibt es einige Vorteile. Hier kann der Mitarbeiter schnell und einfach seine Anwesenheitszeiten, sowie Pausen (Frühstück, Mittag, Kaffee, Rauchen, usw.) eintragen. Parallel hat der Vorgesetzte eine genaue Übersicht über die Aktivitäten seiner Mitarbeiter. Er kann sehen, welche Mitarbeiter zu welchen Zeiten aktiv sind.

Ein wesentlicher Vorteil der smarten Zeiterfassung liegt im mobilen Einsatz. Überall dort, wo sich der Einsatzort der Mitarbeiter häufig ändert, ist eine cloudbasierte Zeiterfassung (mobil) geeignet. Hierbei ist es lediglich erforderlich, ein internetfähiges Device mit der entsprechenden Software dabei zu haben. Via Cloud werden die Daten in sekundenschnelle Synchronisiert.

Für die cloudbasierte Zeiterfassung werden Softwarelösungen und Applösungen bereitgestellt. Eine bekannte Lösung dafür gibt es auf ed-portal.de. Hier gibt es neben einer innovativen Cloud-Lösung (edtime) für Arbeitszeiterfassung außerdem die Möglichkeit der Personaleinsatzplanung (edpep).

Berührungslose Technologie

RCP mit dem Einsatz der RFID-Technologie (Radio Frequency Identification) ist eine der einfachsten Formen der Registrierung. Zur Messung der Arbeitszeit gibt es ein Gerät namens Terminal, mit dem die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit erfassen und sich in der Regel mit einer Magnetkarte oder einem Schlüsselanhänger dem Leser nähern. Die Informationen über eine bestimmte Person sind auf sogenannten Transpondern kodiert, mit einer speziellen Struktur von Halbleitern, die z.B. in einer bestimmten Näherungskarte platziert sind.

Theoretisch dient jede Karte oder jeder Schlüsselanhänger nur dem Arbeitnehmer, dem sie vom Arbeitgeber zugewiesen wurde, während sie in der Praxis unterschiedlich sein kann – oft gehen die Karten, die zwischen den Arbeitnehmern im Rahmen der so genannten “kollegialen Reflexion” ausgetauscht werden, verloren, was dem Arbeitgeber letztlich keine zuverlässigen Daten liefert. Die Registrierung mit biometrischen Techniken ist noch genauer und schließt Verwechslungen aus.

Biometrische Technologie

Die Biometrie als Messtechnik menschlicher körperlicher Merkmale wird dank der Möglichkeit der automatischen Erkennung von Personen auf der Grundlage von z.B. Iris oder Fingerabdrücken vielfach eingesetzt. Biometrische Verfahren werden in erster Linie als Autorisierungstool eingesetzt, um den Zugriff auf bestimmte Objekte, Räume, Geräte, Programme oder Daten zu steuern. Sie unterstützen auch die Arbeitszeiterfassung erfolgreich.

Ein Mitarbeiter markiert seine Anwesenheit am biometrischen Terminal am Arbeitsplatz, z.B. mit einem Fingerabdruck. In diesem Fall ist es schwierig, über die Möglichkeit von Betrug zu sprechen, da die Daten über die physischen Eigenschaften eines Kollegen nicht mehr ersetzt werden können.

Diese Methode wird bereits immer häufiger am Arbeitsplatz eingesetzt, aber die Mitarbeiter sind manchmal skeptisch, weil sie personenbezogene Daten angeben müssen. Wie Sie sehen können, hat jede der Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung ihre Vor- und Nachteile. Für einen Arbeitgeber werden sie funktionieren, aber für viele mögen sie lästig und unzureichend sein.

Die Vorteile der digitalen Zeiterfassung im Überblick

• Die vom Gesetzgeber akzeptierte Lösung: Die in unserem Land geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen verbieten nicht die Führung von Zeitnachweisen in elektronischer Form. Es besteht auch kein Zweifel an der Legitimität dieser Form der Abrechnung. Die Staatliche Arbeitsinspektion stellt auch die Möglichkeit der Führung von Arbeitszeitnachweisen in elektronischer Form nicht in Frage.
• Schnellere Dokumentation: Die digitale Erfassung der Arbeitszeit ist eine Lösung, die eine deutliche Entlastung der Personalressourcen ermöglicht. Sie müssen nicht die Arbeitszeiten einzelner Mitarbeiter manuell berechnen und dann in das System eingeben. Dadurch können sich die Mitarbeiter dieser Abteilung auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren. Mögliche Fehler werden vom System abgefangen.
• Genauigkeit der Buchhaltung: Die smarten Erfassung der Arbeitszeit ist eine Lösung, die eine hohe Genauigkeit der Abrechnung garantiert. Die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters wird vom System minutengenau berücksichtigt. Es besteht kein Fehlerrisiko.
• Problemlose Abrechnung von Überstunden: Die digitale Arbeitszeiterfassung ist auch dann die beste Lösung, wenn wir keine Probleme mit der Überstundenabrechnung haben wollen. Das System zeigt alles mit großer Genauigkeit an. Es besteht daher kein Risiko, dass das Unternehmen durch eine Beaufsichtigung des Personalmitarbeiters einer Überstundenvergütung ausgesetzt ist. Ein effizient arbeitendes System, das verschiedene Berichte wirklich schnell und fehlerfrei generiert, ist auch eine bessere Chance für ein effektives Management der Personalressourcen des Unternehmens.
• Überprüfung der Ist-Arbeitszeit: Die elektronische Erfassung der Arbeitszeit ist eine Lösung, mit der Sie jede Verzögerung oder vorzeitiges Ausscheiden eines Mitarbeiters erfassen können. Dadurch kann die Arbeitszeit aller im Unternehmen beschäftigten Personen sehr genau überwacht werden. Ein solches Bewusstsein führt dazu, dass die Mitarbeiter viel disziplinierter sind als bei der Verwendung traditioneller Arbeitszeiterfassung.
• Firmenimage: Die Einführung moderner Lösungen wie der smarten Arbeitszeiterfassung trägt dazu bei, ein positives Image des Unternehmens aufzubauen, sowohl bei seinen Mitarbeitern als auch bei externen Unternehmen, die mit ihm zusammenarbeiten. Solche Lösungen zeigen, dass wir mit einem innovativen Partner zusammenarbeiten, der sich weiterentwickeln will.

Fazit

Die Implementierung eines cloudbasierten Systems zur mobilen und innovativen Zeiterfassung verbessert den Workflow der Firma/Institution erheblich.

Der Hauptvorteil: Minimierung der Kosten im Bereich des Personalmanagements

• Automatische und präzise Abrechnung auch komplexer Arbeitsorganisationssysteme: Schichtarbeit, Wochenendarbeit, Überstunden, etc.
• Verbesserung der Arbeitsdisziplin und deren Effizienz.
• Automatische Registrierung von Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen, etc.
• Vereinfachte Erstellung und Berechnung der Personalabrechnung durch Datenexportoptionen für die meisten HR- und Abrechnungsprogramme.
• Permanente Kontrolle durch das Berichtssystem: Meldung von abwesenden Mitarbeitern, Urlaub, Schwangerschaft, etc.

Zeit ist Geld. Um die eingangs erwähnten Maxime in die Tat umzusetzen, müssen Sie die Zeit Ihrer Mitarbeiter richtig einteilen. Eine innovative Arbeitszeiterfassung und Personaleinsatzplanung ist da dafür die perfekte Grundlage. Heutzutage nutzen bereits zwei von drei Unternehmer Cloud-Computing in Ihrer Firma (Quelle).