Die Arbeitswelt und die Ansichten darüber, was als der „perfekte Arbeitsplatz“ angesehen wird, haben sich im Laufe der Zeit stark verändert. Heute wissen viele Menschen unter anderem die Flexibilität zu schätzen, die ihnen ein modernes – und in großen Teilen digitales – Umfeld bietet.

Individuell buchbare Arbeitsplätze innerhalb des eigenen Unternehmens, die genau dann in Anspruch genommen werden können, wenn sie benötigt werden, spielen in diesem Zusammenhang eine besonders wichtige Rolle. Hier haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Möglichkeit, inhouse genau die Plätze zu buchen, die optimal zu ihren Ansprüchen passen – oft auch kurzfristig.

Besonders praktisch ist es natürlich, dass sich Räumlichkeiten und Arbeitsplätze auf diese Weise noch effektiver verwalten lassen und Engpässen vorgebeugt werden kann.

Welches Prinzip verbirgt sich hinter Raumbuchungs-Apps?

Eine moderne Arbeitsplatzbuchungs-App lässt sich in der Regel ganz einfach in den Arbeitsalltag integrieren.

Unternehmen, die ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben möchten, im jeweiligen Bürogebäude Arbeitsplätze (oder ganze Meeting Räume) zu buchen, müssen zunächst den Grundriss des Gebäudes hochladen. Hier können Interessierte dann alle freien Bereiche in Echtzeit abrufen und – falls gewünscht – reservieren.

Gleichzeitig wurden Apps dieser Art im Laufe der Zeit auch immer mehr an die neuen Arbeitsumstände angepasst. Nun, da viele Unternehmen ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, aus dem Home Office heraus zu arbeiten, lässt sich dies auch ganz einfach über die App vermerken. Somit können Vorgesetzte schnell erkennen, ob einer ihrer Mitarbeiter fehlt oder ob er nur nicht vor Ort ist, weil er von zuhause aus arbeitet.

Vorteil Nr. 1: Eine übersichtliche Planung

Eine moderne Arbeitsplatzbuchungs-App bietet die Möglichkeit, die Auslastung von Arbeitsplätzen und die Inanspruchnahme von Meeting Räumen optimal zu planen. Die Anwendungen sind übersichtlich gestaltet und oft braucht es nicht lange, bis sich Mitarbeiter hier gut zurechtfinden.

Egal, ob es darum geht, herauszufinden, ob der Lieblingsplatz am Fenster frei ist oder ob in Erfahrung gebracht werden soll, ob ein bestimmter Kollege heute von zuhause oder aus dem dritten Stock des Bürogebäudes arbeitet: Moderne Lösungen dieser Art stehen für eine überzeugende Übersicht und eine hohe Transparenz.

Vorteil Nr. 2: Einsparungen im Bereich Energie möglich

Warum sollte man ein Büro beheizen, wenn von Vornherein feststeht, dass dieses zum Beispiel über einen Zeitraum von mehreren Tagen nicht genutzt wird? Mithilfe von  Raumbuchungssoftware ist es möglich, Details wie diese im Arbeitsalltag zu berücksichtigen und bares Geld zu sparen.

Wer sich ein wenig Zeit nimmt, um die Kosten zu addieren, die jedes Jahr durch das Heizen von nicht genutzten Räumen entstehen, erkennt schnell, wie hoch das Sparpotenzial hier ist.

Vorteil Nr. 3: Mehr Flexibilität

Die Vor-Ort-Suche nach einem passenden Arbeitsplatz hat ein Ende. Auch hier genügt ein Blick auf die App, um zu erkennen, welcher Schreibtisch als „frei“ gekennzeichnet ist. Auf diese Weise ist es oft möglich, viel Zeit zu sparen. Gleichzeitig ergibt sich hieraus ein hohes Maß an Flexibilität.

Wer sich einloggt und seine Auswahl sieht, kann sich – falls gewünscht und verfügbar – jeden Tag für einen anderen Arbeitsplatz entscheiden und sich so immer wieder aufs Neue inspirieren lassen. Manchmal braucht es eben einen unverbauten Blick aus dem Fenster des fünften Stocks, um seine Gedanken fliegen zu lassen.

Vorteil Nr. 4: Schutz der Privatsphäre

Seriöse, moderne Arbeitsplatzbuchungs-Apps lassen auch mit Hinblick auf den Schutz der Privatsphäre keine Wünsche offen – und das, obwohl sie vergleichsweise viele Daten zur Verfügung stellen.

Interessenten sollten sich für eine App entscheiden, die hohe Ansprüche an sich selbst stellt und zum Beispiel nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert wurde. Ergänzend hierzu sollten Nutzer darauf achten, dass sie die Apps ausschließlich auf gesicherten Geräten nutzen.

Vorteil Nr. 5: Einfache Integration

Diejenigen, die in der Vergangenheit noch nie mit Raumbuchungs-Apps gearbeitet haben, können die modernen Anwendungen meist ganz einfach integrieren. Somit braucht es keine tiefergehenden IT-Kenntnisse, um auch im Nachhinein mit der digitalen Verwaltung von Räumen und Arbeitsplätzen zu starten.

Fazit

Wer vor einiger Zeit noch an anmietbare Arbeitsplätze und Büroflächen dachte, dachte oft an Selbstständige und Freiberufler, die „Arbeit“ und „Privat“ möglichst strikt voneinander trennen wollten. Mittlerweile nutzen aber auch viele Unternehmen die Möglichkeiten, die Raumbuchungs-Apps für die Flächen bieten, die sich im eigenen Gebäude befinden. Auf diese Weise ist es immer wieder möglich, seinen Arbeitsplatz zu wechseln und im Tagesablauf neue Akzente zu setzen. Parallel dazu dürfte in vielen Fällen auch die hektische Suche nach einem passenden Meeting-Raum entfallen. Immerhin zeigt die App, sofern alles eingelesen wurde, auf einen Blick die zur Verfügung stehenden Optionen an. Fordern Sie hier eine kostenlose Demo an oder starten Sie eine kostenlose Testversion.

Fest steht: Dank der modernen digitalen Möglichkeiten stellt es kein Problem dar, Arbeitsplätze dieser Art bequem via App zu buchen. Hier treffen Komfort, Flexibilität und ein modernes Arbeitsumfeld direkt aufeinander.